Якщо студент / аспірант хоче влаштуватись на перше місце роботи, на нього буде «заведена» нова трудова книжка підприємством, куди він працевлаштується. Якщо до цього моменту він закінчить бакалаврат / магістратуру / аспірантуру, роботодавець спочатку внесе до трудової книжки запис про строк навчання у ВНЗ (на підставі диплому), а потім запис про прийняття працівника на роботу. Якщо при працевлаштуванні особа продовжує навчатись, то до трудової книжки запис про навчання не вноситься, а одразу зазначається про її прийняття на роботу.
У студентському відділі кадрів запис у трудову книжку про навчання у ВНЗ зроблять, якщо студент працював до навчання і подав трудову книгу у студентський відділ кадрів.
ВНЗ не буде заводити трудову книгу і робити в ній запис, якщо студент / аспірант не працювали до навчання. Відповідно до пункту 2.17 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, яку затверджено наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 року N 58, для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв’язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться підприємством, де надалі вони будуть працювати. Це ж підприємство внесе до трудової книжки працівника й запис про час навчання відповідно до підпунктів “б” та “в” пункту 2.18 названої Інструкції (http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=z0110-93). Запис вноситься по диплому.
Для призначення в майбутньому пенсії значення матиме не загальний трудовий стаж працівника, а лише його страховий стаж, до якого не включається період навчання у ВНЗ. З огляду на це запис про навчання у трудовій книжці не є обов’язковим.